휴가를 가면 모든 것을 묶고 잘 묶어 두어야합니다. 일반적으로 이메일을 통해 고객, 공동 작업자 및 동료 와 통신하는 경우 소위 자동 응답 메시지를 활성화하여 휴식 시간을 즐기고 있으며 돌아올 때까지 응답 할 수 없다는 사실을 알리는 것이 필요합니다 . . 며칠 전에 Gmail에서 자동 답장을 활성화하는 방법을 알려 드렸습니다 . 그러나 Outlook 을 사용 하는 경우 다른 절차를 따라야합니다. 설정하는 데 몇 분 밖에 걸리지 않습니다. 당신은 것입니다 볼 은 매우 쉽게 당신이이 끝을 따르는 경우 :
1) Outlook 2010 을 사용하는 경우 프로그램을 열고 파일 메뉴 > 정보> 자동 응답을 클릭하기 만하면 됩니다.
2) 자동 응답 버튼을 클릭하고 자동 응답 보내기 옵션을 선택 합니다. 설정 메뉴가 빠르게 활성화됩니다. 연락처에 보낼 메시지를 작성할 수있는 일종의 비서입니다.
3) 먼저, 예, 사무실 외부에서 연락하는 사람에게 응답을 보낼 기간을 선택해야 합니다. 예를 들어 휴가를 시작한 날부터 돌아 오는 날까지 기간을 선택할 수 있습니다 . 종료일을 지정 하지 않은 경우 메시지 전송을 수동으로 비활성화하고 단계로 돌아가 구성을 수정해야합니다.
4) 이제 메시지를 작성할 수 있습니다. 메뉴 하단에 텍스트를 추가 할 수있는 흰색 상자 가 있습니다. 원하는 경우 글꼴, 크기 및 색상을 편집하고 링크를 입력하여 발신자를 특정 웹 사이트로 리디렉션합니다.
이 시점에서 두 가지 유형의 메시지를 구성 할 수 있음을 알려야 합니다 . 하나는 조직 내에있는 사람 (아마도 이미 알고 있지만 부재 중임을 표시하려는 경우)과 외부에있는 사람, 휴가 중임을 알 필요가없는 사람을위한 것입니다. 개인적으로 알리지 않는 한.
5) 마지막으로, 자동 응답 시스템 이 가능한 한 효율적이고 모든 사람에게 메시지를 폭격하는 기계가되지 않도록 규칙을 생성하는 옵션도 있습니다 . 일부 구성 가능한 옵션을 사용하면 수신 메시지를 다른 동료에게 전달할 수 있습니다. 다른 동료는 귀하를 대신하여 답장을 보내 거나 문제를 처리 할 수 있으며 메시지 를 다른 Gmail 또는 Hotmail 계정으로 전달하여 개인 계정을 통해 검토 할 수 있습니다. 특정 보낸 사람의 메시지를 보내거나 폴더에 메시지를 정리하여 업무에 복귀 할 때 완전히 혼란스러운받은 편지함에서 자신을 찾지 않도록합니다.
이러한 규칙을 추가하려면 (우리가 부재 중일 때 메시지를 분류하고 관리 할 수있는 수십 가지 옵션이 있음) 규칙 추가 또는 규칙 편집 버튼 을 클릭 하기 만하면됩니다.
사진 : Rick Scully 및 TripShake