휴가 중에 컴퓨터를 사용하고 싶으십니까? 그녀가 모든 작업을 수행하도록 할 수는 없지만 더 평화롭게 쉬는 데 도움이 될 수 있습니다. 여행을가는 경우 (이시기에 매우 흔한 일) 이메일을 보내는 사람에게 자동으로 알릴 수 있습니다. 이런 식으로 메시지를 보내면 선택한 텍스트가 포함 된 회신을 받게됩니다. 하지만 " 나는 그날까지 휴가를 떠나겠습니다. "와 같은 것일 수 있습니다 . 그 동안 "¦ "에 연락 할 수 있습니다.
음, 그렇게하는 데 몇 분 정도 걸립니다. 그러나 이렇게하면 모든 것을 묶고 잘 묶어 두는 평온함으로 나머지를 즐길 수 있습니다. 아래 단계를 따르십시오.”¦
고급 메일 서비스가있는 회사에서 일하는 경우이 용도로 이미 생성 된 옵션이있을 수 있습니다. 가장 널리 사용되는 전자 메일 프로그램 인 Microsoft의 Outlook을 사용하는이 옵션은 도구 메뉴에 있으며 "Out of Office Assistant"라고합니다. 이 경우 프로세스가 훨씬 더 간단하고 자동으로 수행됩니다.
이 옵션이 도구 메뉴에 나타나지 않으면 즐길 수도 있습니다. 이 경우 메시지는 Outlook과 프로그래밍 한 동일한 컴퓨터에서 이메일을 다운로드 한 후에 만 자동으로 전송된다는 점을 명확히해야합니다.
나가기 전에이 자동 응답을 생성하려면 다음 단계를 따라야합니다.
1) 자동 응답 메시지를 작성합니다 . 새 메시지를 작성하고 (도구 모음에서 새로 작성을 선택하거나 Ctrl + U를 입력) 부재 중에 귀하에게 편지를 쓰는 모든 사람에게 보낼 메시지의 제목과 본문을 모두 작성하십시오. 예를 들어 " 8 월 1 일부터 8 월 15 일까지 휴가를 위해 사무실을 비울 것입니다. 따라서 이메일에 대한 액세스가 제한됩니다. 긴급한 경우에는 전화 XXX 또는 이메일로 Mr. Pérez에게 연락하십시오”¦ ”
메시지가 작성되면 ( "자동 회신" "휴가 중"과 같은 제목을 입력하는 것을 잊지 마십시오) 변경 사항을 저장하십시오. 이 메시지는 Drafts 폴더로 이동합니다. 이 폴더를 열고 메시지를 선택한 다음 (열지 말고 마우스 왼쪽 버튼으로 선택) 파일 메뉴로 이동하여 "다른 이름으로 저장"¦ "을 선택합니다.
파일 이름과 확장자를 선택할 수있는 대화 상자가 나타납니다. 나중에 기억할 이름을 선택하십시오. "파일 형식"옵션에서 "Outlook 템플릿"을 선택하는 것이 중요합니다. 당신은 그것을 저장하고 다음 섹션으로 이동합니다.
2) 이메일 프로그램에서 규칙을 만듭니다 . 규칙은 프로그램이 특정 메시지를 받거나 보낼 때 수행하는 자동 동작입니다. 이것은이 트릭에 적용되지만 다른 많은 가능성에도 적용됩니다. 예를 들어, 사람의 메시지 또는 폴더의 제목에 특정 텍스트가있는 메시지를 자동으로 삭제하거나 저장합니다.
도구 메뉴에서 "규칙 및 경고"를 선택합니다. "새 규칙"버튼을 누르고 "빈 규칙에서 시작"및 "도착시 메시지 확인"옵션을 선택합니다. 다음을 클릭하십시오.
1 단계에서 조건을 선택해야합니다. 메시지가 전 세계에 전달 될 수 있도록 선택하는 조건을 설명 할 예정이지만이 휴가 알림을 특정 사람에게만 보내려면 다른 옵션을 선택하여 프로세스를 개인화해야합니다. "받는 사람 또는 참조 상자에 내 이름이있는 위치"를 선택하고 다음을 클릭합니다. 다른 창에서 "특정 템플릿을 사용하여 회신"을 선택합니다. 그리고 "특정 템플릿"이라는 문구를 클릭 한 다음 방금 만든 템플릿을 선택합니다. 창에 나타나지 않으면 "검색 위치"드롭 다운 메뉴에서 "파일 시스템의 사용자 템플릿"을 선택합니다.
열기를 클릭 한 후 다음을 클릭하여 예외 창으로 이동하십시오. 여기에서 수많은 변수를 기반으로 일부 예외를 사용자 지정할 수 있습니다. 완료되면 다음을 클릭합니다. 마지막으로 규칙에 이름을 지정하고 지금 활성화할지 여부를 선택합니다. 여전히 활성화하고 싶지 않은 경우 나중에 활성화 할 수 있습니다. 마지막으로 마침을 클릭합니다.
3) 우리는 휴가를 갑니다. 이제 방금 만든 규칙을 활성화 할 때입니다. 도구 메뉴로 돌아가 "규칙 및 경고"를 선택하십시오. 생성 된 규칙이 여기에 나타납니다. 활성화하려면 눈금자 왼쪽에있는 상자에서 선택하면됩니다. OK를 누르고 여행 가방을 가져 가십시오. 이제부터 메일에 연결하면이 날짜에 나를 쓰는 모든 사람에게 휴일 메시지가 자동으로 전송됩니다.
Microsoft의이 페이지에서 부재 중 알림을 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.