20 가지 실용적인 Outlook 질문과 답변

20 가지 실용적인 Outlook 질문과 답변

Outlook은 가장 널리 사용되는 전자 메일 도구 중 하나입니다 . 우리는 이메일을 관리하기 위해 수년 동안이 프로그램을 사용해 왔습니다. 당연히 우리를 조직하는 데 도움이되는 수많은 도구가 부여 된 효과적인 시스템입니다.

Outlook은 이메일 트레이로 작동하는 것 외에도 의제 역할을하며 이벤트 또는 작업에 대한 알림구성 할 수 있습니다 . 오늘 우리는 20 개의 실용적인 Outlook 질문에 답하기 시작했습니다. 도움이 되셨기를 바랍니다.

1. 키보드 단축키를 사용할 수 있습니까?

물론이야. 이것은 Microsoft Office 제품군의 모든 프로그램에있는 가장 실용적인 기능 중 하나입니다. 이러한 단축키를 배우 면 메일을 더 빨리 관리 할 수 ​​있습니다 . 가장 많이 사용되는 것은 다음과 같습니다.

  • Alt + S : 이메일 보내기
  • Ctrl + R : 이메일에 답장
  • Ctrl + M : 이메일 보내기 및 받기
  • Alt + W : 다음 이메일로 건너 뛰거나 주간 캘린더보기로 전환
  • Alt + R : 전체 회신 또는 주간 작업 캘린더보기로 전환
  • Ctrl + G : "날짜로 이동"상자를 열어 달력에서 원하는 날짜로 이동합니다.

2. 관심없는 메시지를 자동으로 삭제할 수 있습니까?

예, 메시지를 더 빠르게 관리 할 수있는 좋은 방법입니다. 당신이해야 할 일은 규칙을 만드는 것입니다. 예를 들어 특정 보낸 사람의 메시지를 삭제하려면 다음을 수행하면됩니다. 마우스 오른쪽 단추로 메시지를 클릭 한 다음 규칙 생성을 선택합니다. 삭제 옵션을 선택하고 보낸 사람을 지정합니다 . 완료되면 규칙 만들기 또는 확인을 클릭하는 것을 잊지 마십시오.

서명 Outlook 메일

3. 이메일에 대해 하나 이상의 서명을 만들 수 있습니까?

물론이야. Outlook의 가장 고전적인 기능 중 하나입니다. 전자 메일에 대해 서명이나 다른 서명을 만들려면 다음을 수행해야합니다. 새 전자 메일을 작성하고 새 메시지를 엽니 다. 구성 하려면 서명 버튼 클릭하십시오 . 원하는만큼 추가 할 수있는 옵션이 있습니다. 

이메일에 추가하고 싶을 때 자동으로 삽입되도록 클릭하기 만하면 됩니다 . 포함해야하는 모든 서명에 대해 동일한 프로세스를 반복합니다.

4. 메시지 작성 시간을 어떻게 절약 할 수 있습니까?

특정 빠른 요소를 텍스트에 삽입 할 수있는 기능이 있습니다. 자주 쓰는 문구 나 단편 일 수 있습니다. 자동으로 이메일에 추가하려면 텍스트를 선택하고 빠른 항목> 삽입을 클릭 하십시오 . 이름을 입력하십시오. 원할 때마다 삽입 할 수 있으며 다시 작성할 필요가 없습니다.

5. 메일에 이미지를 삽입하는 방법은 무엇입니까?

추가 한 텍스트와 함께 표시되도록 이메일에 이미지를 삽입하려는 경우에도 쉽습니다. 첨부 파일을 추가하는 대신 삽입 메뉴 > 이미지 또는 클립 아트를 클릭합니다 . 이미지는 메시지 본문에 직접 붙여 넣어지며 원하는대로 편집하고 크기를 조정할 수 있습니다.

검색 폴더

6. 더 효율적인 검색을 수행하는 방법은 무엇입니까?

당신은 종종 같은 것을 찾을 수 있습니다. 예를 들어 Marta가 보낸 이메일입니다. 이러한 검색을보다 효율적으로 수행하기 위해 검색 폴더를 설정할 수 있습니다. 다른 기본 옵션 (특정 사람, 중요한 이메일 ...) 중에서 선택하고 사용자 지정 검색을 구성 하여 새 검색 폴더를 만듭니다 .

메시지를 더 빨리 찾으려면 필터를 사용할 수도 있습니다. 이메일 필터링 옵션 내에서 홈 탭을 선택하고보고 싶은 이메일 유형을 선택할 수 있습니다. 읽지 않은 이메일, 카테고리 선택, 첨부 파일 포함 또는 이번 주에받은 이메일.

규칙 및 경고

7. 메일을 더 잘 정리할 수 있습니까?

규칙을 생성 할 수있는 섹션이 있습니다. 즉, 원하는 경우 이메일에서 다른 자동 작업을 실행할 수 있습니다. 그리고 이것은 당신을 위해 일을 훨씬 쉽게 만들 것입니다. 규칙 및 알림 메뉴 버튼을 클릭하기 만하면 됩니다.

고려할 옵션을 구성하려면 새 규칙을 선택합니다 . 특정 사람의 메시지에 후속 조치를 표시하거나 메시지를 특정 폴더로 이동하거나 누군가로부터 이메일을받을 때 특정 소리를 재생할 수 있음을 알 수 있습니다. 옵션은 매우 넓고 완전히 구성 할 수 있습니다.

8. 수신자를 표시하지 않고 메시지를 보내려면 어떻게해야합니까?

매우 간단한 제스처이지만 많은 사람들이 잊어 버립니다. 그리고 이것은 매우 자주 발생합니다. 받는 사람을 표시하지 않고 메시지를 보내려면 Outlook에서 CC 대신 숨은 참조 상자에받는 사람을 모두 추가하기 만하면됩니다. 이렇게하면 아무도 메시지를받은 사람을 볼 수 없습니다. 

배달 지연

9. 이메일을 특정 시간에 보내도록 예약 할 수 있습니까?

이메일 메시지를 예약하는 것은 매우 쉽습니다. 해당 메시지 내에서 배달 지연 버튼에 액세스합니다. 여기에서 메시지를 보낼 시간과 기타 여러 옵션을 선택할 수 있습니다. 이러한 방식으로 원하는 시간에 메시지를 전달할 수 있습니다. 

10. 자동 회신을 구성하는 방법은 무엇입니까?

휴가 시간이므로 기본 자동 회신 메시지를 설정해야합니다. 특정 날짜 동안에는 연락 할 수 없다는 사실을 연락처에 경고하는 데 매우 유용합니다. 설정하려면 파일> 자동 회신> 자동 회신 보내기를 선택합니다

이러한 메시지가 자동으로 전송되도록 특정 간격을 설정할 수 있습니다. 수동으로 응답을 비활성화 할 수도 있습니다. 내 조직 내 공간 에 관심있는 답작성하고 확인을 클릭해야합니다. 

전망 노트

11. 메모 또는 미리 알림을 추가 할 수있는 옵션이 있습니까?

물론, 우리는 Outlook이 이메일 관리뿐만 아니라 비서 역할에도 매우 유용한 도구임을 이미 밝혔습니다. 다음 단축키 Ctrl + Shift + N을 클릭하여 메모를 추가 할 수 있습니다 . 포스트잇과 비슷한 종류의 메모가 즉시 나타나는 것을 볼 수 있습니다.

원칙적으로 실제 포스트잇과 같은 노란색 톤을 가지지 만 원하는 색상으로 톤을 수정할 수 있습니다. 그런 다음 이러한 메모를 자신에게 맞게 관리 할 수 ​​있습니다.

12. 배포 목록을 만들 수 있습니까?

예, 이메일이나 배포 목록에 항상 동일한 발신자를 추가하지 않아도되는 매우 실용적인 옵션입니다. 네임 스페이스 내에서 연락처 그룹의 이름을 선택합니다. 

다음으로 다른 멤버를 선택해야합니다. 연락처 북에서 할 수 있습니다. 그런 다음 저장하고 닫습니다. 배포 목록이 이미 만들어져 있으므로 원하는 공통 메시지를 보낼 수 있습니다 .

사서함 청소

13. 공간을 절약하는 방법?

일상적인 관성은 메시지가 여러 번 축적되도록합니다. 파일 섹션에는 다른 옵션이 있으며 청소 도구 버튼을 클릭하면 볼 수 있습니다. 여기에서 사서함 정리, 지운 편지함 폴더 비우기 및 보관 을 찾을 수 있습니다. 모든 것을 정돈하기 위해 정기적으로 사용하십시오.

14. Outlook에서 Gmail을 사용할 수 있습니까?

대답은 '예'입니다. Outlook을 사용하여 자신을 구성하려는 경우 유용합니다. Gmail을 열고 설정 섹션을 클릭하십시오. 그런 다음 전달 및 POP / IMAP 메일 탭에서 IMAP 사용 옵션을 선택합니다. 변경 사항을 저장하십시오.

다음으로 이메일에 액세스하여 계정에 해당하는 정보를 입력해야합니다. 아래에 필요한 데이터가 있습니다. 파일 내 계정 설정에 액세스 하여 입력하고 Outlook에서 Gmail 이메일을 즐기십시오.

Gmail 전망

15. 이메일의 백업 사본을 만드는 방법은 무엇입니까?

가장 중요한 이메일을 보존하려면 백업이 필수적입니다. 특히 우리가 일에 사용한다면. 파일> 열기> 가져 오기를 선택합니다. 파일 내보내기 옵션을 선택합니다. 선택  Outlook 데이터 파일 (.pst)을 선택하고 다음을 클릭합니다. 

백업 할 계정 / 폴더를 선택하고 파일을 저장할 위치를 선택한 다음 확인을 클릭합니다. 암호로 보호 할 수도 있습니다.

16. 템플릿을 만드는 방법은 무엇입니까?

새 메시지를 열고 원하는 템플릿을 작성하십시오. 자주 보내는 텍스트 여야하며 이런 의미에서 반복 할 필요가 없습니다. 완료되면 파일> 다른 이름으로 저장> 파일 형식> Outlook 템플릿을 선택 합니다. 템플릿 이름을 입력하고 저장합니다.

템플릿을 사용하려면 Outlook에서 홈> 새로 만들기> 새 항목> 추가 항목 및 양식 선택으로 이동합니다 . 찾는 위치> 파일 시스템의 사용자 템플릿을 탭합니다. 템플릿 폴더가 열리고 가장 적절한 폴더를 구해야합니다. 열기를 선택하고 수신자를 추가 한 다음 보냅니다.

더 눈에 띄는 의제

17. 의제를 더 잘 보이게하는 방법은 무엇입니까?

Outlook 일정은 매우 유용하지만 액세스하려면 검색을해야합니다. 흥미로운 옵션은이 부가 기능을 다운로드 하여 컴퓨터의 배경 화면으로 의제설치할 수 있도록하는 것 입니다. 이런 식으로 모든 약속과 작업을 볼 수 있습니다. 데스크톱 용 Outlook이라고하며 추가로 다운로드해야합니다.

18. 메시지를 그룹화 할 수 있습니까?

Gmail에서는 대화별로 그룹화 된 메시지를 보는 데 익숙합니다. 운 좋게도 Outlook에서도 똑같이 할 수 있습니다. 메시지를 그룹화하려면보기 탭으로 이동하여 대화로 표시 옵션을 선택합니다. 내부에서 "정리"하고 이메일을 구성하는 다양한 방법을 선택할 수 있습니다.

전망 전망

19. 다른보기를 구성 할 수 있습니까?

물론이야. Outlook에서는 원하는대로 이메일받은 편지함의보기를 구성 할 수 있습니다. 따라서 메시지 미리보기를 보거나 열지 않도록 선택하거나 오른쪽, 왼쪽 또는 수평 세로보기를 선택할 수 있습니다. 옵션은 여러 가지이므로 작업 속도에 가장 적합한 구성을 테스트 하려면보기 섹션에 액세스하는 것이 가장 좋습니다. 

20. 가장 중요한 메시지에 대한 알림 만 받으려면 어떻게해야합니까?

하루에 수십 개의 메시지를받는 두 사람이라면 가장 중요한 메시지 만 수신하도록 옵션을 구성하는 것이 흥미로울 것입니다.  파일> 메일로 이동하여 메시지 도착 섹션으로 이동하십시오. 관심있는 사항에 대한 알림 만 받도록이 섹션을 구성하는 것이 좋습니다. 동시에 바탕 화면 알림을 원하는 방식으로 구성 할 수있는 옵션이 있습니다.